Ajal, mil avaliku sektori teenustelt oodatakse üha suuremat lihtsust, kiirust ja kasutajasõbralikkust, otsivad Eesti linnad ja vallad uusi viise, kuidas oma teenuseid teadlikumalt arendada. Sellele vajadusele vastab Eesti Linnade ja Valdade Liidu (ELVL) ning Trinidad Wisemani koostöös käivitatud koolitusprogramm „Ametnikust teenuse omanikuks“, mille eesmärk on kujundada kohalike omavalitsuste ametnikest teenuste sisulised eestvedajad.
Programm on suunatud omavalitsuste töötajatele, kes vastutavad teenuste juhtimise, arendamise või disainimise eest. Koolitus on osalejatele tasuta ning seda rahastatakse Euroopa Liidu struktuuritoetuse vahenditest ELVL-i digipöörde meetmest. Seni on koolituspäevad toimunud Tallinnas ja Tartus ning programm jätkub ka järgmisel aastal, mil avatakse uus koolitusgrupp Tallinnas.
Fookuses andmed, teenusedisain ja tiimide koostöö
Trinidad Wisemani teenusedisaineri ja projektijuhi Katri Selgi sõnul tekitasid koolitusel enim arutelu teemad, mis puudutasid andmete kasutamist ning praktilisi tööriistu teenuste arendamiseks.
„Palju küsimusi ja elavat diskussiooni tuli just sellest, kuidas andmeid paremini ära kasutada ning millised tööriistad igapäevatööd tegelikult toetavad,“ sõnas Selg. Suurt huvi pakkusid ka teenusedisaini praktilised võtted ning kogemuste jagamine kolleegide vahel. Osalejad tõid näiteid oma vallast või linnast ning võrdlesid, kuidas sarnaseid probleeme mujal lahendatud on.
Konkreetsete tööriistade seas tõusis esile Power BI. „Mitmed osalejad tunnistasid, et esmapilgul tundub see keeruline, kuid koolituse käigus nägid nad, kuidas see aitab tööd sujuvamaks muuta. Oli ka neid, kes võtsid tööriista kohe pärast koolitust oma töös kasutusele,“ ütles Selg.
Olulise osa koolitusest moodustas kasutajate intervjuude analüüs. Vestlustest saadud järeldused näitasid, et kuigi teemad on äärmiselt huvitavad, on nende praktiline rakendamine sageli keerukas. „See tõi kaasa palju küsimusi ja ideid edasiseks,“ lisas Selg.
Tallinna ja Tartu erinevad kogemused
Kuigi koolituse sisu oli kõigile sama, erinesid Tallinna ja Tartu grupid nii teadlikkuse kui ka aktiivsuse poolest. Tallinna osalejatel oli Selgi sõnul varasem kokkupuude käsitletavate teemadega, mis võimaldas süveneda keerukamatesse küsimustesse ja keskenduda õpitu kiirele rakendamisele.
„Tallinna rühm ei olnud aruteludes alati kõige sõnakam, kuid nende valmisolek õpitut igapäevatöös kasutada oli väga suur. Ka tagasiside oli seal väga kõrge,“ märkis Selg.
Tartu grupp paistis silma aktiivse kaasamõtlemise ja küsimuste esitamisega. „See lõi väga elava ja kaasahaarava õpikeskkonna,“ ütles Selg. Samas olid Tartu osalejate üldhinded programmile veidi madalamad. „Võimalik, et aktiivne arutelu tekitas rohkem küsimusi kui vastuseid või olid ootused teistsugused. Ka see on koolitajatele oluline tagasiside.“
Suurim õppetund: mine kasutaja juurde
Koolitusprogrammi üheks keskseks osaks oli kasutajate intervjueerimine – st see, et ametnik läheks elaniku või teenuse kasutaja juurde, küsiks ja kuulaks. Paljud alustasid intervjuudega ettevaatlikult, kuid kogemus hajutas kiiresti ebakindluse.
„Intervjuud andsid nii kinnitust juba aimatud probleemidele kui ka täiesti uusi vaatenurki,“ selgitas Selg. „Osalejad kogesid selgelt, kui oluline on inimesi kuulata, mitte oletada nende vajadusi.“
Viljandi valla lai vaade ja tugevam meeskonnatöö
Üks programmis osalenud omavalitsustest oli Viljandi vald. Haridus- ja kultuuriosakonna juhi Evelyn Härmi sõnul ei erine Viljandi teistest omavalitsustest – soov pakkuda paremaid ja mugavamaid teenuseid on kõigil ühine.
„Viljandi vallavalitsus ei erine teistest omavalitsustest. Soovime pakkuda elanikele parimaid ja mugavamaid teenuseid. Aga selleks, et seda teha, peab ametnik teadma, kuidas tegutseda,“ sõnas Härm.
Olulise õppetunnina tõi Härm välja meeskonnatöö ja iga liikme tugevuste väärtustamise. „Tunne oma meeskonda ja nende supervõimeid. Parimad lahendused sünnivad koostöös,“ ütles ta. Samuti kinnitas koolitus, et lahendusi luues ei tohi eeldada, vaid tuleb koguda erinevaid vaatenurki.
Põhja-Pärnumaa fookus protsessidel ja selgel keelel
Põhja-Pärnumaa vallas andis koolitus tugeva tõuke olemasolevate tööprotsesside kriitiliseks ülevaatamiseks. 2025. aasta elanike rahulolu-uuring näitas selgelt, et oodatakse kiiremat ja lihtsamat asjaajamist.
„Analüüsime, millised kasutamata ressursid ja parenduskohad peituvad meie igapäevatöös,“ ütles valla arendusspetsialist Birjo Piiroja. Koolituse käigus selgus, et mitmes protsessis esineb dubleerimist ning on võimalusi automatiseerimiseks.
Pilootteemaks valiti sotsiaaltoetuse taotlemise protsess. Kasutajate tagasiside tõi muu hulgas esile, et ametnikud kasutavad klientidega suhtlemisel liiga keerulist erialakeelt, mis sunnib inimesi abi küsima ka digitaalse taotluse täitmisel.
Foto: Katri Selg